5 consejos para elegir el mejor software para ti

La pandemia del COVID-19 nos ha forzado a todos a cambiar nuestras prácticas y, a la gran mayoría, nos ha obligado a digitalizarnos. Hemos puesto a prueba si servimos para el homeoffice y cada vez más empresas están dejando sus oficinas y espacios físicos en pos de generar ahorro de costos y comodidad para sus trabajadores. Sin embargo, dar el primer paso siempre es difícil. Si nunca has investigado o crees que no te manejas bien con la tecnología, la idea de elegir un software puede parecer abrumadora. Es por eso que te damos 5 consejos claves para que comiences tu aventura de elegir un sistema.

 

1. Has una lista de los requisitos más importantes del sistema

Crea una historia, sueña e imagina cómo será tu vida con este nuevo sistema. ¿Me levanto en las mañanas y miro un reporte de ventas desde mi celular? ¿Mis vendedores pueden saber qué hay en la bodega sin necesidad de ir físicamente a buscarlo? ¿Puedo crear cotizaciones estando en terreno y mandarlas automáticamente al correo de mi cliente? Con esto tendrás un enfoque claro de lo que es más urgente para partir y podrás buscar lo que mejor se adapte a ti. No trates de solucionar todos los problemas de una sola vez; hay que iniciar por lo prioritario.

2. Define un presupuesto esperado

Muchas veces no sabemos cuánto cuesta un software y no nos atrevemos a dimensionar cuánto deberíamos gastar realmente. A pesar de eso, es necesario que tengas una idea (aunque vaya a cambiar después) de lo que esperas gastar. Esto creará una diferencia entre los tipos de proveedores que busques: si mi disposición a pagar es baja, entonces debes buscar sistemas estandarizados y ver a cuál te será más fácil adaptarte; si tu disposición a pagar es un poco más alta, quizás pueda considerar un proveedor que adapte o desarrolle un sistema hecho a tu medida.

3. Prepara y has que tus empleados participen

Las gestión del cambio es uno de los temas más difíciles de manejar durante el proceso de digitalización. Tú sabes por qué estás haciendo este avance, pero los demás no necesariamente lo entienden o quizás incluso les asusta. Puedes tener el software perfecto a un precio accesible y que tus trabajadores se rehusen a ocuparlo y no logres ninguna mejora. Habla con ellos y pregúntales también  cómo un sistema podría hacer sus vidas más fáciles; probablemente ellos ven dificultades en los procesos que tú no has visto antes. Hazlos sentir considerados en la decisión y la adaptación al cambio será mucho más simple.

4.  Simplicidad de uso y escalabilidad

Es muy importante que el sistema elegido sea fácil de entender, intuitivo y sin complicaciones: debe facilitar el trabajo, no dificultarlo. La idea es que el cambio tenga un impacto positivo en la eficiencia y no de más dolores de cabeza que los que tenías antes. Al mismo tiempo, es necesario que el sistema pueda seguir creciendo en base al avance de la misma empresa; dado que partimos por lo crítico y más importante, una vez que estemos adaptados a esta primera etapa, podremos seguir agregando los temas que eran un segundo nivel de urgencia y así sucesivamente.

5. Tecnología: que esté en la nube

El concepto de «nube» a veces suena abstracto, pero no es más que el nombre para decir que funcione en internet en vez de instalado en un computador. los sistemas antiguos se tenían que descargar al computador y solo se podían usar desde ahí; en otras palabras, si estabas en tu casa, no podías ver lo que estaba pasando con la empresa. En la actualidad, los sistemas se encuentran en la nube y puedes acceder a ellos desde cualquier aparato conectado a internet casi sin requerimientos de hardware. 

¿Qué es un ERP?

Un ERP (Enterprise Resource Planning o «Planificación de Recursos Empresariales») es un sistema computacional compuesto por diferentes módulos (clientes, contabilidad, inventario, etc.), que nos permiten mejorar la eficiencia de gran parte de los procesos de tu negocio relacionados con la operación o producción del mismo. Con esto, facilitas y centralizas la información de todas las áreas que la componen: compras, producción, marketing, servicios, proyectos, entre otros. Así puedes tener reportes que compilen la información y tomar decisiones estratégicas del futuro de la empresa tomando en cuenta todos los aspectos posibles.

Una de las principales características de un ERP es su flexibilidad y escalabilidad, es decir, que puedes implementar aquellas funcionalidades que necesitas, sin tener que contratar todo elementos que no usarás. Esto te genera un ahorro en comparación con otros sistemas, pero al mismo tiempo, te deja abierta la posibilidad de seguir creciendo y añadiendo los módulos que puedas requerir.

Algunas de las ventajas de usar un ERP son:

  • Aumenta el volumen de tu negocio
  • Adáptate fácilmente a los cambios del mercado
  • Reduce costos
  • Facilita la toma de decisiones empresariales
  • Mejora tu relación con tus clientes

Si quieres saber más, contáctanos o visita simplegestion.cl.

 

 

La realidad actual: digitalízate o muere

Las empresas necesitan talento, datos, tecnología y ejecución ágil para poder competir y sobrevivir.

Talento: Las empresas necesitan capacitar a sus colaboradores (equipo interno) y contratar especialistas que faciliten los procesos de transformación digital.  Es la combinación de ambos talentos la esencia para impulsar los cambios desde adentro.

Datos:  Son los activos digitales claves para competir.  El poder de los datos,  la inteligencia en el uso de los datos en tiempo real definirá los nuevos jugadores en la industria.  No se trata sólo de tener el email y teléfono de los clientes, sino de entender qué prefieren, que les gusta, que no les gusta, cómo te adelantas a sus nuevos pedidos.  Así también desde lo operacional, cómo utilizar los datos de producción, para hacer las mismas tareas en menos tiempo y con menos recursos.

Tecnología: Existe una alta  proliferación de herramientas y soluciones digitales en el mercado, desde soluciones estándares, masivas y personalizadas hasta soluciones específicas y a la medida.  El éxito de adquirir la tecnología correcta depende más de la capacidad de la empresa para definir el problema con claridad, los requerimientos de la  información correcta e integrar la solución a sus operaciones.

Ejecución Ágil: Las iniciativas digitales son diferentes del resto de los proyectos empresariales.  Requieren una planificación, aplicación de metodologías ágiles con foco, velocidad y flexibilidad.  Así como la ejecución de variadas pruebas previas a la puesta en marcha y la capacitación a los usuarios.  Muchos proyectos digitales fallan en la ejecución, pierden fuerza y se matan antes de nacer o ver su potencial real.   La planificación correcta, la ejecución metódica y el liderazgo para la colaboración son claves para una implementación y ejecución exitosa.

En TW Group acompañamos a nuestros clientes en todo el proceso de digitalización, desde el levantamiento del problema hasta la ejecución ágil. 

 

Transformación digital: Cómo sobrevivir a los cambios que aún no comienzas

Repensar la forma en la que actualmente haces negocios, darte cuenta de que hoy cualquiera podría ser tu competidor, adaptar la cultura de tu empresa a los cambios y las nuevas tecnologías son sólo algunas estrategias y cambios que debes comenzar a realizar antes de que sea demasiado tarde.

La transformación digital no es sólo adoptar tecnologías nuevas sin tener un norte claro, tampoco es cambiar a todo tu equipo de TI, reducir costos mediante automatización de procesos que están obsoletos ni cambiar tu ecommerce por uno más sofisticado y con un chatbot con nombre amistoso que no funciona; es mucho más que eso. Transformación Digital es estrategia, es romper paradigmas, es redefinir tu empresa, lo que haces y lo que realmente quieren tus clientes que tienen necesidades cambiantes y están cada vez más informados y conectados.

Existen metodologías ágiles para aplicar transformación digital, sin embargo, lo importante es definir la hoja de ruta, crear los espacios necesarios, socializar este cambio dentro de tu empresa, formar equipos e involucrar a las personas. Que la transformación digital permee a toda la organización y no sólo a las 3 o 5 personas que serán los “héroes de los cambios”.

Hoy en día hay empresas grandes e instituciones que están recién comenzando su transformación digital en plazos que estiman 1, 2 o 5 años; por tanto, los resultados de éxito y fracasos los tendremos que esperar.

El punto de partida es reconocer la necesidad de transformarse lo antes posible, cambiar nuestra mentalidad [mindset], entender que el centro son las necesidades de nuestros clientes – por cierto, una empresa sin clientes no existe – trabajar la cultura interna, educar en nuevas tecnologías y alinear una estrategia sólida para comenzar este camino, considerando que hay que invertir tiempo y dinero.

En TWGROUP apoyamos con energía y metodología a empresas grandes y pequeñas en este cambio estratégico y cultural que acompañamos de tecnologías desarrolladas por nosotros mismos.

Si puedo hacerlo de manera virtual, lo haré

Muchos son los cambios que ha traído la pandemia, y entre ellos la aceleración de la digitalización. Las comunicaciones se han vuelto virtuales, reuniones de trabajo, clases online, juntas con familiares y amigos, misas, seminarios, ruedades de negocios,  negociaciones, acuerdos comerciales, reuniones de directorio y la lista sigue.  Casi todo ha evolucionado a “modo virtual” gracias a la tecnología y a la cultura, y a las necesidades humanas de seguir conectados entre nosotros.

Por otro lado, la falta de previsión y el haber aplazado en diversas ocasiones la transformación del negocio hacia el comercio digital ha dejado a algunas industrias casi en banca rota. Esto es evidente para el sector retail, donde las restricciones al movimiento y cierre obligado de las superficies comerciales han supuesto un problema de graves consecuencias. La buena noticia es que las lecciones que estamos aprendiendo, nos prepararán si este “modo virtual” continua.

Lo cierto es que la digitalización llegó para quedarse y las organizaciones y empresas de todo tamaño necesitan contar con plataformas web que les permitan informar sus productos y servicios, comunicarse y atender consultas y reclamos de sus clientes, así como vender a través de ecommerce, marketplaces y redes sociales.  Porque hoy, casi todo trámite o compra se puede hacer por internet y si tu empresa no está a la altura, tus competidores se llegarán a tus clientes, porque “si puedo hacerlo de manera virtual, lo haré”.