La pandemia del COVID-19 nos ha forzado a todos a cambiar nuestras prácticas y, a la gran mayoría, nos ha obligado a digitalizarnos. Hemos puesto a prueba si servimos para el homeoffice y cada vez más empresas están dejando sus oficinas y espacios físicos en pos de generar ahorro de costos y comodidad para sus trabajadores. Sin embargo, dar el primer paso siempre es difícil. Si nunca haz investigado o crees que no te manejas bien con la tecnología, la idea de elegir un software puede parecer abrumadora. Es por eso que te damos 5 consejos claves para que comiences tu aventura de elegir un sistema.
1. Has una lista de los requisitos más importantes del sistema
Crea una historia, sueña e imagina cómo será tu vida con este nuevo sistema. ¿Me levanto en las mañanas y miro un reporte de ventas desde mi celular? ¿Mis vendedores pueden saber qué hay en la bodega sin necesidad de ir físicamente a buscarlo? ¿Puedo crear cotizaciones estando en terreno y mandarlas automáticamente al correo de mi cliente? Con esto tendrás un enfoque claro de lo que es más urgente para partir y podrás buscar lo que mejor se adapte a ti. No trates de solucionar todos los problemas de una sola vez; hay que iniciar por lo prioritario.
2. Define un presupuesto esperado
Muchas veces no sabemos cuánto cuesta un software y no nos atrevemos a dimensionar cuánto deberíamos gastar realmente. A pesar de eso, es necesario que tengas una idea (aunque vaya a cambiar después) de lo que esperas gastar. Esto creará una diferencia entre los tipos de proveedores que busques: si mi disposición a pagar es baja, entonces debes buscar sistemas estandarizados y ver a cuál te será más fácil adaptarte; si tu disposición a pagar es un poco más alta, quizás pueda considerar un proveedor que adapte o desarrolle un sistema hecho a tu medida.
3. Prepara y haz que tus empleados participen
Las gestión del cambio es uno de los temas más difíciles de manejar durante el proceso de digitalización. Tú sabes por qué estás haciendo este avance, pero los demás no necesariamente lo entienden o quizás incluso les asusta. Puedes tener el software perfecto a un precio accesible y que tus trabajadores se rehusen a ocuparlo y no logres ninguna mejora. Habla con ellos y pregúntales también cómo un sistema podría hacer sus vidas más fáciles; probablemente ellos ven dificultades en los procesos que tú no has visto antes. Hazlos sentir considerados en la decisión y la adaptación al cambio será mucho más simple.
4. Simplicidad de uso y escalabilidad
Es muy importante que el sistema elegido sea fácil de entender, intuitivo y sin complicaciones: debe facilitar el trabajo, no dificultarlo. La idea es que el cambio tenga un impacto positivo en la eficiencia y no de más dolores de cabeza que los que tenías antes. Al mismo tiempo, es necesario que el sistema pueda seguir creciendo en base al avance de la misma empresa; dado que partimos por lo crítico y más importante, una vez que estemos adaptados a esta primera etapa, podremos seguir agregando los temas que eran un segundo nivel de urgencia y así sucesivamente.
5. Tecnología: que esté en la nube
El concepto de “nube” a veces suena abstracto, pero no es más que el nombre para decir que funcione en internet en vez de instalado en un computador. los sistemas antiguos se tenían que descargar al computador y solo se podían usar desde ahí; en otras palabras, si estabas en tu casa, no podías ver lo que estaba pasando con la empresa. En la actualidad, los sistemas se encuentran en la nube y puedes acceder a ellos desde cualquier aparato conectado a internet casi sin requerimientos de hardware.
